Master AI Day · Konference o AI v praxi · 4.–5. 11. 2026 · Brno
Doplněk k Licenčnímu ujednání o vystoupení a užití záznamu, které speakeři potvrzují ve speaker portálu: jaké osobní údaje zpracováváme, na jakém právním základě, jak dlouho a komu je předáváme.
Účinnost od: 15. 8. 2026 · nahrazuje znění účinné od 21. 7. 2026
Tento dokument popisuje, jak společnost CreativesNow s.r.o. zpracovává osobní údaje speakerů — osob vystupujících v programu konference MAIDAY (Master AI Day) — a osob, které o vystoupení projevily zájem přihláškou na webu.
Je doplňkem k Licenčnímu ujednání o vystoupení a užití záznamu, které speaker potvrzuje ve speaker portálu (dále jen „Licenční ujednání“). Plní informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR — nezakládá práva ani povinnosti nad rámec Licenčního ujednání a nic v něm nemění.
Zpracování údajů návštěvníků webu, zákazníků a účastníků konference popisují obecné Zásady zpracování osobních údajů.
(dále jen „Správce“ nebo „Organizátor“) — pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.
2.1 Se speakerem, jehož vystoupení je zařazeno do programu, uzavírá Organizátor Licenční ujednání. Speaker jej potvrzuje elektronicky ve speaker portálu; takové potvrzení má podle Licenčního ujednání stejné účinky jako vlastnoruční podpis. Dokument má speaker v portálu trvale k dispozici k zobrazení i tisku.
2.2 Rozsah, v jakém je Organizátor oprávněn užít vystoupení, jeho záznam, doprovodné materiály, jméno a podobu speakera, určuje výhradně Licenční ujednání. Tento dokument je jeho shrnutím z pohledu ochrany osobních údajů. Dojde-li k rozporu, platí Licenční ujednání.
2.3 Vedle Licenčního ujednání potvrzuje speaker Etický kodex speakera, dostupný ve speaker portálu a ve formuláři přihlášky.
| Účel zpracování | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|
| Přihláška speakera (formulář „Staň se speakerem“ včetně rozpracovaného návrhu) a posouzení návrhu programovým týmem | opatření přijatá před uzavřením smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | do rozhodnutí o zařazení; nezařazené návrhy nejdéle 24 měsíců (oslovení do dalšího ročníku), rozpracovaná a neodeslaná přihláška 6 měsíců od poslední změny |
| Speaker účet a provoz speaker portálu | plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečném provozu — čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR | po dobu existence účtu a 12 měsíců poté |
| Organizace vystoupení — koordinace, harmonogram, komunikace s programovým týmem, podklady k vystoupení | plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | po dobu přípravy a konání konference a přiměřenou dobu poté |
| Licenční ujednání a doklad o jeho uzavření | plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u dokladu o uzavření též oprávněný zájem na určení, výkonu a obhajobě právních nároků — písm. f) | po dobu trvání licence, která je podle čl. 3.2 Licenčního ujednání časově a územně neomezená, a dále po dobu, po kterou lze uplatnit nároky z ujednání |
| Pořízení, zpracování, šíření a komerční prodej Záznamu (včetně VOD), jeho úpravy a spojení s jinými díly | plnění Licenčního ujednání — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; k zachycení podoby a hlasu navíc výslovný souhlas udělený v čl. 3.1 Licenčního ujednání — písm. a) a § 84 a násl. občanského zákoníku | po dobu užívání Záznamu; licence není časově omezena |
| Zveřejnění v programu, veřejný profil speakera a propagace konference i jejích dalších ročníků (jméno, fotografie, medailonek, téma, ukázky ze Záznamu) | plnění Licenčního ujednání (čl. 3.6) a oprávněný zájem na propagaci — čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR | oprávnění podle čl. 3.6 Licenčního ujednání není časově omezeno a trvá i po skončení konference |
| Náhrada cestovních a dalších nákladů, byla-li sjednána samostatnou dohodou | plnění smlouvy a právní povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR | po dobu stanovenou daňovými a účetními předpisy (zpravidla až 10 let) |
| Tipy na speakery — evidence kontaktu na možného speakera před jeho oslovením | oprávněný zájem na sestavení programu — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | do vyřízení tipu, nejdéle 24 měsíců |
Zdroje údajů. Údaje získáváme především přímo od speakera. Kontakt na možného speakera nám může předat člen týmu, partner konference nebo doporučující osoba, případně jej dohledáme ve veřejných zdrojích (veřejný profesní profil, web zaměstnavatele, veřejné rejstříky). Osobu, jejíž údaje jsme takto získali, informujeme při prvním oslovení.
Nezbytnost poskytnutí. Poskytnutí identifikačních údajů požadovaných Licenčním ujednáním je smluvním požadavkem; bez nich nelze ujednání uzavřít, a tedy ani vystoupení zařadit do programu a pořídit z něj Záznam. Poskytnutí telefonu a odkazů na profesní profily je dobrovolné.
Údaje mohou být předány zpracovatelům, kteří pro Správce zajišťují dílčí služby: poskytovatel audiovizuální produkce a postprodukce, poskytovatel streamovací a VOD platformy, poskytovatel hostingu, databáze a úložiště webu, účastnické aplikace a speaker portálu, poskytovatel e-mailingového nástroje, poskytovatel ochrany formulářů před automatizovaným zneužitím, poskytovatel marketingových nástrojů, účetní a daňový poradce.
Vedle zpracovatelů se s částí údajů seznámí samostatní správci, kterým Licenční ujednání umožňuje Záznam užívat vlastním jménem:
Nabyvatel podlicence i postupník jsou podle Licenčního ujednání vázáni stejnými podmínkami užití, jaké platí pro Organizátora. Bez předchozího písemného souhlasu speakera nesmí být Záznam ani jeho části užity k propagaci výrobků či služeb třetích osob způsobem, který by vzbuzoval dojem, že je speaker doporučuje.
Jméno, medailonek, fotografie a téma jsou zveřejněny v programu konference a Záznam je zpřístupňován účastníkům včetně prodeje. Na žádost sdělíme konkrétní příjemce.
6.1 Osobní údaje zpracováváme přednostně v rámci EU/EHP; databáze i úložiště webu a speaker portálu jsou provozovány v EU.
6.2 Někteří poskytovatelé — zejména nástroj pro odesílání e-mailů, nástroj pro ochranu formulářů před roboty a platformy, na nichž je Záznam zpřístupněn nebo prodáván — mohou osobní údaje zpracovávat i mimo EU/EHP, typicky ve Spojených státech amerických. K takovému předání dochází pouze na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (např. rámec EU–US Data Privacy Framework), standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, nebo jiné vhodné záruky podle kapitoly V GDPR. Seznam konkrétních příjemců a použitých záruk sdělíme na vyžádání.
6.3 Zveřejněním Záznamu, fotografie nebo medailonku na veřejně přístupném webu, na videoplatformě nebo na sociální síti se tyto údaje stávají dostupnými celosvětově. Nejde o předání do třetí země ve smyslu kapitoly V GDPR, ale je namístě s tím počítat.
7.1 Speaker má právo na přístup k údajům, na opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založeno. Práva uplatní na pomoc@maiday.cz.
7.2 Odvolání souhlasu. Souhlas se zachycením podoby a hlasu podle čl. 3.1 Licenčního ujednání lze kdykoli odvolat na uvedeném e-mailu. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Zpracování, které stojí na plnění Licenčního ujednání, na plnění právní povinnosti nebo na určení, výkonu a obhajobě právních nároků, samotným odvoláním souhlasu nekončí. Smluvní důsledky odvolání upravuje čl. 3.9 Licenčního ujednání.
7.3 Meze uplatnění. Právo na výmaz a na omezení zpracování se neuplatní tam, kde je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků (čl. 17 odst. 3 GDPR). Prakticky to znamená, že žádost o výmaz ani odvolání souhlasu nevede k odstranění Záznamu, k jehož užití byla Licenčním ujednáním poskytnuta licence; rozsah užití se řídí Licenčním ujednáním. Již zveřejněné či prodané rozmnoženiny Záznamu nelze vzít zpět. Námitce proti zpracování pro účely přímého marketingu vyhovíme vždy.
7.4 Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. Přístup speakera ve speaker portálu je omezen na jeho vlastní údaje, jeho vystoupení a jeho Licenční ujednání; telefonní kontakt speakera je přístupný pouze organizátorům. Přístup k údajům mají jen oprávněné osoby vázané mlčenlivostí.
Tento dokument můžeme aktualizovat; aktuální znění je vždy dostupné na www.maiday.cz. Nabývá účinnosti dnem 15. 8. 2026 a nahrazuje znění účinné od 21. 7. 2026.
Program · Vstupenky · O konferenci
MAIDAY · maiday.cz · Brno